Digitalizace účetních dokladů s auditní stopou

Co umí

Účetní den je fronta dokladů, které vypadají skoro stejně a pokaždé se liší na jednomu dvou místech. AI OCR tu frontu přebere: přečte každý doklad, vytáhne dodavatele, odběratele, základ DPH, sazby, částky a platební údaje a uloží je do podoby, kterou účetní systém umí přečíst.

Nadopak nehádá. Kde je čtení nejisté, je pole označené, doklad dostane stav vyžaduje kontrolu a aplikace řekne proč — nesouhlasí kontrolní součet, chybí IBAN, protistrana není v ARES. Cílem není odstranit člověka ze smyčky, ale dát mu doklad, který je už z 90 % připravený a který explicitně říká, kde jsou zbývajících 10 %.

Jak doklad probíhá

1. Nahrání dokladu

PDF, fotka papírové faktury, ZIP archiv s více doklady — nebo ISDOC soubor, který stačí jen zkontrolovat. Soubor uloží do zabezpečeného úložiště a spočítá se jeho otisk (SHA-256): pokud se nahraje stejný doklad dvakrát, druhý upload se označí jako duplicitní, znovu se nezpracuje a neúčtuje se.

2. Doklad se čte jako obrázek

AI OCR nečte textovou vrstvu PDF. Rozbitá textová vrstva — běžný důsledek skenu, který už někdo pustil přes jiný OCR — je přesně to, co tichou extrakci rozbíjí. PDF se proto vykreslí do čistého obrázku a model doklad čte tak, jak by ho četl člověk. U digitálních PDF je výsledek stejný, u skenů výrazně spolehlivější.

3. Automatické kontroly

Kontrolní součty (položka × cena, DPH, zálohy), IBAN, povinné údaje a registry se kontrolují automaticky. Dodavatel i odběratel se ověřují v českém obchodním registru ARES — doplní se IČO, DIČ i sídlo; kontrolu registrace k DPH v EU (VIES) si můžete spustit v editoru na vyžádání, protože EU API je pomalé.

4. Kontrola, schválení, export

Editor ukazuje originál dokladu vedle vytážených polí. Pole s nízkou jistotou a validační varování jsou zvýrazněná, AI komentář vysvětluje, co našlo, a účetní opraví to, co je špatně. Hotový doklad se schválí a exportuje.

Přesnost, kterou je vidět

U tištěných dokladů je extrakce velmi spolehlivá, u fotek a ručně psaných dokladů je rozsah chyb vyšší. Proto každé pole nese skóre jistoty a proto doklad může skončit ve stavu vyžaduje kontrolu. Neúspěšné zpracování se neúčtuje — kredity se strhávají až po úspěšném přečtení dokladu.

Schvalovací proces

Schvalování je volitelná funkce — bez profilu běží doklad standardně: digitalizace → kontrola → export. S profilem si definujete kód, název a 1–4 schvalovací kroky (e-mail schvalovatele, případně oprávnění editovat) a profil pak hromadně přiřadíte označeným dokladům ve feedu nebo jednomu dokladu v editoru.

• Schvalovatel je běžný uživatel. Stačí mu registrace na e-mail uvedený v kroku.
• Na řadě je vždy jen aktuální krok. Schvalovatel může doklad schválit, zamítnout (s důvodem) nebo vrátit k opravě. Zamítnutí ukončí proces — doklad nelze exportovat.
• Vše je zapsané. Schvalovatel vidí doklad i jeho data; historie rozhodnutí zůstává v auditním logu.

Export a účetní systémy

Export jde podle českého standardu ISDOC: ISDOC 6.0.2 a 5.2 jako XML, ISDOCX jako ZIP s XML a PDF a PDF s vloženými daty ISDOC. Exportovat lze jeden doklad i celou dávku (ZIP); doklad s rozjetým schvalováním exportovat nelze.

Formáty jsou validované proti standardu ISDOC a importované do Pohody, Money S3 i ABRA. Pro starší instalace Pohody je kompatibilní režim, který převádí zálohy a zaokrouhlení na samostatné řádky.

Kredity

Zpracování se platí kredity: krátký doklad o jedné až dvou stránkách stojí 1 kredit, doklad o třech a více stránkách 2 kredity. Kredity se kupují v sekci Kredity a fakturace a platí se kartou přes Stripe; nové účty dostanou po registraci 20 kreditů zdarma. Za neúspěšný pokus se neplatí nic a duplicitní upload se nezpracuje ani neúčtuje podruhé.

Otázky

Musím něco instalovat?

Nemusíte. AI OCR běží v prohlížeči — žádný desktop klient, žádná lokální instalace.

Kde jsou moje doklady uložené?

Originály i data jsou v zabezpečeném úložišti. K vašim dokladům má přístup jen váš účet; schvalovatelé vidí doklady, které čekají na jejich rozhodnutí.

Umí přečíst ručně psanou fakturu?

Zkusit to umí, ale rozsah chyb je širší než u tištěných dokladů — proto každé pole nese skóre jistoty a pochybné doklady se označí ke kontrole, místo aby se tiše exportovaly.

Do jakých účetních systémů se výsledek importuje?

ISDOC 6.0.2 a 5.2, ISDOCX a PDF s vloženými daty ISDOC — validované proti českému standardu a importovatelné do Pohody, Money S3 i ABRA.

AI OCR staví ai22 / Zonix Corp s.r.o. — otevřete aplikaci, přečtěte si dokumentaci, FAQ nebo se podívejte na další projekty.